1. Planlama (P) Aşaması: Yönetişim Tasarımı ve Organizasyonel Kurgu

Birim düzeyinde yönetişim, kurumsal amaçlara ulaşmayı güvence altına alacak şekilde tesadüfi değil, stratejik bir tasarımla kurgulanmalıdır.

Planlama Kanıt Örnekleri

1. Birim Yönetişim Modeli ve Organizasyon Şeması: Birimin misyonuyla uyumlu hiyerarşik yapıyı ve yönetim yaklaşımını gösteren temel belge.
2. Güncel Görev Tanımları ve İş Akış Şemaları: Yetki, görev ve sorumlulukların paydaşlarca bilinirliğini sağlayan resmi doküman setleri.
3. Kurul ve Komisyon Teşkil Yapısı: Paydaş katılımını ve çok sesliliği güvence altına alan kurul yapılanma planları.

2. Uygulama (U) Aşaması: Modelin İşletilmesi ve Şeffaflık

Tasarlanan yönetişim modeli ve idari yapı, birimin tüm birimlerini ve alanlarını kapsayacak şekilde hayata geçirilmelidir.

 Uygulama Kanıt Örnekleri

1. Kurul ve Komisyon Toplantı Tutanakları: Yönetişim modelinin işlerliğini gösteren, alınan kararları içeren resmi tutanaklar.
2. Web Sayfası Erişilebilirlik Ekran Görüntüleri: Organizasyon yapısı ve süreçlerin kamuoyuna ilan edildiğine dair tarihli görseller.
3. Resmi Yazışmalar ve Tebliğ Belgeleri: Görevlendirmelerin ve iletişim ağının işlerliğini kanıtlayan EBYS kayıtları veya tebliğ yazıları.

3. Kontrol Et (K) Aşaması: Etkililik İzleme ve Paydaş Geri Bildirimleri

Uygulanan yönetişim modelinin kurumsallığı ve hedeflere ulaşma düzeyi sistematik olarak ölçülmelidir.

Kontrol Kanıt Örnekleri

1. Liderlik ve Yönetim Memnuniyet Anketi Analiz Raporları: Paydaş geri bildirimlerinin sistematik analizini gösteren veriler.
2. Birim İç Değerlendirme Raporu (BİDR): Yönetişim süreçlerinin yıllık bazda irdelendiği öz değerlendirme metni.
3. Süreç İzleme ve Analiz Kayıtları: İş akışlarındaki aksamaları veya başarıları gösteren istatistiksel raporlar.

4. Önlem Al (Ö) Aşaması: Yapısal Güncelleme ve Sürekli İyileştirme

İzleme sonuçlarına ve paydaş görüşlerine dayalı olarak yönetişim modelinde gerekli iyileştirmeler yapılmalıdır.

İyileştirme Kanıt Örnekleri

1. Yönetişim Yapısı Güncelleme Kararları: Tespit edilen sorunlar sonrası yönetim kurulunca alınan revizyon kararları.
2. İyileştirilmiş İş Akış Şemaları ve Kılavuzlar: “Öncesi-Sonrası” karşılaştırmasını içeren, hantallıktan arındırılmış yeni süreç dokümanları.
3. İyi Uygulama Örnekleri ve Standartlaşma Belgeleri: Birime özgü geliştirilen ve kurumsallaşan özgün yönetişim modellerine dair kanıtlar