1. Planlama (P) Aşaması: Kurumsal Dönüşüm ve Değişim Yönetimi Tasarımı

Ekosistemdeki değişimler ve paydaş beklentileri doğrultusunda stratejik bir değişim yönetimi planlanır. Çevik bir değişim modeli tasarlanarak gelecek senaryoları ve yol haritaları kurgulanır. Kurumsal özgünlüğü artırmak için kıyaslama (benchmarking) ve yenilik yönetimi stratejileri ile değişim ekiplerinin yapısı belirlenir.

Planlama Kanıt Örnekleri

1. Değişim Yönetim Modeli ve Yol Haritaları: Kurumda değişim ihtiyacının belirlendiğini gösteren temel stratejik planlar, yol haritaları ve değişim modeli dokümanları.
2. Değişim Analiz Raporları ve Gelecek Senaryoları: Yükseköğretim ekosisteminde ve temel fonksiyonlar çevresinde meydana gelen değişime yönelik analiz raporları ile kurgulanan gelecek senaryoları.
3. Yenilik Yönetim Sistemi Tasarım Belgeleri: Kıyaslama stratejilerini ve yenilik yönetim sisteminin nasıl kurgulanacağını gösteren planlama belgeleri ve değişim ekipleri görev tanımları.

2. Uygulama (U) Aşaması: Dönüşümün Bütüncül Olarak Yürütülmesi

Tasarlanan değişim yönetimi modeli ve yol haritaları kurum genelinde hayata geçirilir. Değişim ekipleri aktif olarak faaliyet göstererek planlanan eylemleri uygular. Yenilik yönetimi ve kıyaslama çalışmaları fiilen işletilerek kurumsal dönüşüm desteklenir.

Uygulama Kanıt Örnekleri

1. Bütüncül Değişim Yönetimi Uygulama Raporları: Değişim yönetimi yaklaşımının kurumun geneline yayıldığını ve bütüncül olarak yürütüldüğünü gösteren faaliyet raporları.
2. Değişim Ekipleri Çalışma Belgeleri: Değişim ekiplerinin sahada yürüttüğü çalışmalara, toplantılara ve dönüşüm aksiyonlarına ait resmi kayıtlar.
3. Yenilik ve Kıyaslama Uygulama Kanıtları: Yenilik yönetim sisteminin fiilen işletildiğini ve kıyaslama çalışmalarının yapıldığını gösteren uygulama belgeleri.

3. Kontrol Et (K) Aşaması: Dönüşüm Uygulamalarının İzlenmesi

Dönüşüm ve değişim uygulamalarının amaçlarla uyumu sistematik olarak izlenir ve performans ölçümleri yapılır. Kurumun ekosistemdeki değişimlere uyum düzeyi analiz edilir; yenilik yönetimi ve kıyaslama sonuçları değerlendirilerek raporlanır.

Kontrol Kanıt Örnekleri

1. Değişim Yönetimi İzleme ve Değerlendirme Raporları: Amaç, misyon ve hedefler doğrultusunda gerçekleştirilen değişim yönetimi uygulamalarının izlendiğini gösteren periyodik raporlar.
2. Ekosistem Uyum ve Performans Analizleri: Kurumun ekosistemdeki değişimlere uyum düzeyini ölçen analiz ve değerlendirme sonuçları.
3. Kıyaslama Sonuç Raporları: Yapılan kıyaslama faaliyetlerinin sonuçlarını ve kurumsal performansa olan etkilerini değerlendiren dokümanlar.

4. Önlem Al (Ö) Aşaması: Sürdürülebilirlik ve Sistematik İyileştirme

İzleme sonuçlarına göre değişim yönetimi süreçlerinde tespit edilen aksaklıklar için ivedilikle düzeltici önlemler alınır. Kuruma özgü başarılı dönüşüm ve yenilik uygulamaları standartlaştırılarak sürdürülebilir ve kurumsal hafızaya işlenmiş örnek uygulamalara dönüştürülür.

İyileştirme Kanıt Örnekleri

1. Dönüşüm ve Değişim Yönetimi Önlem Kararları: İzleme sonuçlarına dayanarak değişim yönetimi uygulamaları için alınan önlemleri ve iyileştirme aksiyonlarını gösteren resmi belgeler.
2. Özgün Dönüşüm Uygulamaları ve Standartlaşma Belgeleri: Standart uygulamalar ve mevzuatın yanı sıra; kurumun ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği özgün yaklaşımların standartlaştığına dair kanıtlar.
3. En İyi Uygulama (Best Practice) Raporları: İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve diğer kurumlara örnek gösterilebilir kurumsal dönüşüm uygulamalarını belgeleyen raporlar.