1. Planlama (P) Aşaması: Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik Tasarımı

Şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda kamuoyunu bilgilendirme süreçleri stratejik olarak planlanır. İçe ve dışa hesap verme yöntemleri, takvim ve sorumlular netleştirilir. Kurum web sayfası başta olmak üzere erişim mekanizmalarının teknik ve idari altyapısı kurgulanır.

Planlama Kanıt Örnekleri

1. Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik İlke Kararları: Kurumda benimsenen temel şeffaflık ilkelerini, kuralları ve yöntemleri belirleyen resmi politika dokümanları.
2. Bilgilendirme Kanalları ve Sorumluluk Matrisi: Hangi iletişim kanallarının nasıl kullanılacağını, ilan edilen takvimi ve süreç sorumlularını gösteren planlama belgeleri.
3. Web Sayfası Yönetim ve Güncelleme Prosedürleri: Kurumsal web sayfasının doğru ve güncel kalmasını güvence altına almak için tasarlanan iş akış ve kontrol mekanizmaları

2. Uygulama (U) Aşaması: Bilgilendirme Süreçlerinin ve Mekanizmaların İşletilmesi

Tasarlanan bilgilendirme mekanizmaları sistematik olarak işletilir. İletişim kanalları ve kurum web sayfası aktif, doğru ve güncel bilgilerle kullanılarak şeffaflık sahada uygulanır. İlan edilen takvime uygun iç ve dış hesap verme sorumlulukları yerine getirilir.

Uygulama Kanıt Örnekleri

1. Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik Uygulama Örnekleri: Tanımlı süreçlerin işletildiğini gösteren faaliyet kayıtları, basın bültenleri ve bilgilendirme duyuruları.
2. Güncel Kurumsal Web Sayfası Ekran Görüntüleri: Paylaşılan bilgilerin doğru, güncel ve kolayca erişilebilir olduğunu tarihli olarak gösteren görsel kanıtlar.
3. Yıllık Faaliyet Raporları ve Şeffaflık Beyanları: İçe ve dışa hesap verme sorumluluğu kapsamında ilan edilen takvime uygun olarak yayımlanan resmi raporlar.

3. Kontrol Et (K) Aşaması: Etkinliğin İzlenmesi ve Geri Beslemelerin Analizi

İşletilen bilgilendirme mekanizmalarının kurumsal özerklikle uyumu takip edilir. İç ve dış paydaşlardan alınan geri beslemelerle bilgilendirme süreçlerinin etkinliği, paydaş memnuniyeti ve bölgesel aktörlerle kurulan ilişkilerin şeffaflık düzeyi analiz edilir.

Kontrol Kanıt Örnekleri

1. Kamuoyunu Bilgilendirme İzleme Raporları: Hesap verebilirlik mekanizmalarına ilişkin etkinliği ve süreçlerin işleyişini inceleyen periyodik izleme belgeleri.
2. İç ve Dış Paydaş Memnuniyeti ve Geri Bildirim Analizleri: Bilgilendirme süreçlerine yönelik paydaşlardan alınan geri bildirimlerin istatistiksel sonuçları ve değerlendirme raporları.
3. Dış Paydaş İlişkileri Değerlendirme Kayıtları: Kurumun dış paydaşları, ilişkili olduğu yerel yönetimler, diğer üniversiteler, kamu kurumu kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, sanayi ve yerel halk ile ilişkilerin etkinliğini ölçen odak grup, toplantı tutanakları veya değerlendirme anketleri.

4. Önlem Al (Ö) Aşaması: Paydaş Görüşleriyle İyileştirme ve Standartlaşma

Geri beslemeler ve izleme sonuçları doğrultusunda bilgilendirme süreçlerindeki aksaklıklar hızla iyileştirilir. Kurumun bölgesel/sektörel ihtiyaçlarla geliştirdiği özgün şeffaflık uygulamaları standartlaştırılarak kalıcı, sürdürülebilir ve örnek teşkil edecek hale getirilir.

İyileştirme Kanıt Örnekleri

1. Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik İyileştirme Kararları: Paydaş görüşleri ve izleme sonuçları doğrultusunda mekanizmalarda yapılan revizyonları ve iyileştirmeleri gösteren belgeler.
2. Özgün Yaklaşım ve Uygulama Kanıtları: Standart uygulamaların yanı sıra kurumun ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği ve standartlaştırdığı özgün hesap verebilirlik yaklaşımları.
3. En İyi Uygulama (Best Practice) Belgeleri: İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek gösterilebilir kamuoyunu bilgilendirme uygulamalarına dair rapor ve kanıtlar.