1. Planlama (P) Aşaması: Performans Yönetimi Tasarımı ve Göstergelerin Tanımlanması

Kurumun stratejik amaçlarına yönelik temel performans göstergeleri (KPI) bütünsel olarak tasarlanır. Göstergelerin iç kalite sistemi ile ilişkisi tanımlanarak, verilerin doğru toplanmasını sağlayacak bilişim altyapısı ve işleyiş mekanizmaları planlanır.

 Planlama Kanıt Örnekleri

1. Performans Göstergeleri Belgeleri: Tüm temel etkinlikleri kapsayan genel, anahtar ve uzaktan eğitim gibi kurumsal performans göstergelerini tanımlayan temel dokümanlar.
2. Performans Yönetim Mekanizmaları ve Kılavuzları: Performans yönetiminde kullanılacak mekanizmaların ve iç kalite güvencesi sistemi ile ilişkisinin tanımlandığı planlama belgeleri.
3. Bilişim Sistemleri Tasarım Planları: Performans verilerinin doğru ve güvenilir bir şekilde toplanmasını sağlayacak bilişim altyapısının kurgusunu gösteren sistem dokümanları.

2. Uygulama (U) Aşaması: Performans Yönetiminin Kurum Geneline Yayılımı

Tanımlanan performans göstergeleri ve yönetim mekanizmaları tüm birimlerde uygulanır. Veriler, kurulan bilişim sistemleri üzerinden güvenilir biçimde toplanır ve süreç paydaş katılımı odağı ile yürütülür.

Uygulama Kanıt Örnekleri

1. Kurum Geneli Performans Yönetimi Uygulama Kayıtları: Performans yönetimi mekanizmalarının kurumun geneline yayıldığını ve sahada uygulandığını gösteren faaliyet kanıtları.
2. Bilişim Sistemi Veri ve Rapor Ekranları: Performans verilerinin bilişim sistemleriyle desteklenerek güvenilir biçimde toplandığını gösteren operasyonel sistem kayıtları.
3. Paydaş Katılımı ve Süreç İşleyiş Belgeleri: Performans yönetimi süreçlerine paydaşların aktif olarak katıldığını kanıtlayan toplantı tutanakları.

3. Kontrol Et (K) Aşaması: Performans İzleme ve Kararlara Yansıtma

Performans göstergelerinin işlerliği ve mekanizmaların etkinliği sistematik olarak izlenir. Göstergelerin yıllara göre değişimi analiz edilerek raporlanır ve bu sonuçların stratejik karar alma süreçlerine entegrasyonu değerlendirilir.

 Kontrol Kanıt Örnekleri

1. Performans Programı ve İzleme Raporları: Performans göstergelerinin işlerliğini ve yıllar içindeki değişimini sistematik olarak analiz eden yazılı değerlendirme belgeleri.
2. Kararlara Yansıma (Yönetim Kurulu/Senato) Kanıtları: İzleme sonuçlarının gerektiği şekilde kullanıldığını ve stratejik karar alma mekanizmalarına yansıdığını gösteren yönetim kurulu/senato kararları.
3. Bilişim Sistemi Analitik Değerlendirme Verileri: Performans yönetiminin etkinliğini ölçmek amacıyla bilişim sistemlerinden çekilen dönemsel istatistikler ve analiz dökümleri.

4. Önlem Al (Ö) Aşaması: İzlem Sonuçlarına Göre İyileştirme ve Standartlaşma

İzleme sonuçlarına göre performans yönetim mekanizmalarındaki tespit edilen eksiklikler giderilir. Kurumun geliştirdiği özgün performans yönetim yaklaşımları standartlaştırılarak; yapı sürdürülebilir, sistematik ve ekosisteme örnek gösterilebilir hale getirilir.

 İyileştirme Kanıt Örnekleri

1. Performans Yönetimi İyileştirme Kararları: İzlem sonuçlarına dayanarak performans yönetimi mekanizmalarında yapılan revizyonları ve sürekli iyileştirmeleri gösteren eylem belgeleri.
2. Özgün Performans Yönetim Modeli Belgeleri: Standart uygulamalar ve mevzuatın yanı sıra; kurumun ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği özgün performans yönetim yaklaşımlarının standartlaşma kanıtları.
3. En İyi Uygulama (Best Practice) Raporları: Kurumda içselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek gösterilebilir performans yönetimi uygulamalarını belgeleyen raporlar.