1. Planlama (P) Aşaması: Süreçlerin ve Yönetim Modelinin Tanımlanması

Kurumda eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, toplumsal katkı ve yönetim sistemlerine ait tüm süreçler ile alt süreçler (uzaktan eğitim dahil) tanımlanır. Süreçlerdeki sorumlular, iş akışları, yönetim mekanizmaları ve süreç sahiplenme ilkeleri bu aşamada yazılı hale getirilerek planlanır.

Planlama Kanıt Örnekleri

1. Süreç Yönetimi Modeli ve Sistem Belgeleri: Uzaktan eğitim de dahil olmak üzere, süreç yönetiminde kullanılacak modelin, ilgili sistemlerin ve yönetim mekanizmalarının tanımlandığı kurumsal planlama belgeleri.

2. Uygulama (U) Aşaması: Tanımlı Süreçlerin Kurum Genelinde Yürütülmesi

Planlanan ve tanımlanan süreçler ile alt süreçler kurum genelinde, belirlenen iş akışlarına ve sorumluluklara uygun şekilde yönetilir. Süreçlerin sahiplenildiği, paydaş katılımının sağlandığı ve süreç yönetim sistemlerinin operasyonel olarak işletildiği aşamadır.

Uygulama Kanıt Örnekleri

1. Süreç Yönetimi Uygulama Kayıtları: Süreç yönetimi modelinin, yönetim mekanizmalarının ve ilgili bilişim/yönetim sistemlerinin (uzaktan eğitim dahil) kurum genelinde aktif olarak uygulandığını gösteren operasyonel kanıtlar.
2. Paydaş Katılımına İlişkin Kanıtlar: Süreçlerin yürütülmesi aşamasında iç ve dış paydaşların katılımının sağlandığını belgeleyen toplantı tutanakları, çalışma grubu kayıtları ve etkinlik belgeleri.

3. Kontrol Et (K) Aşaması: Süreç İşleyişinin İzlenmesi ve Paydaşlarla Değerlendirme

Kurum genelinde yönetilen süreçlerin ve yönetim mekanizmalarının performansı ile işlerliği periyodik olarak izlenir. Süreçlerin hedeflere ulaşma düzeyi verilerle analiz edilerek ilgili paydaşlarla birlikte değerlendirilir.

Kontrol Kanıt Örnekleri

1. Süreç Yönetim Mekanizmalarının İzlenmesine İlişkin Kanıtlar: Süreçlerin ve alt süreçlerin performans göstergeleri üzerinden sistematik olarak izlendiğini, aksayan yönlerin tespit edildiğini gösteren periyodik izleme ve analiz raporları.
2. Paydaş Değerlendirme Kanıtları: İzleme bulgularının ve süreç yönetim mekanizmalarının etkinliğinin ilgili iç ve dış paydaşlarla birlikte gözden geçirildiğini gösteren değerlendirme raporları.

4. Önlem Al (Ö) Aşaması: İzleme Sonuçlarına Göre Sürekli İyileştirme ve Standartlaşma

İzleme sonuçlarına ve paydaş değerlendirmelerine dayanılarak süreç yönetim mekanizmalarında iyileştirmeler yapılır ve sürekli iyileştirme döngüsü kurulur. Kurumun ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği özgün süreç yönetimi yaklaşımları içselleştirilerek sürdürülebilir hale getirilir.

İyileştirme Kanıt Örnekleri

1. Süreç Yönetimi İyileştirme Kanıtları: İzleme analizi ve paydaş değerlendirme sonuçlarına göre iş akışlarında, süreç sorumluluklarında veya yönetim sistemlerinde yapılan iyileştirme kanıtları ile revizyon belgeleri.
2. Özgün Yaklaşım ve Uygulamalara İlişkin Kanıtlar: Standart uygulamalar ve mevzuatın yanı sıra; kurumun kendi ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği, içselleştirilmiş, sürdürülebilir ve örnek gösterilebilir nitelikteki özgün süreç yönetimi modeli uygulamaları.