1. Planlama (P) Aşaması: Stratejik Altyapının Kurulması

Planlama Aşaması, birimin toplumsal katkı politikasını; yerel, bölgesel ve ulusal kalkınma hedefleri ile üniversitenin stratejik amaçları doğrultusunda yapılandırdığı ve organizasyonel sorumlulukları netleştirdiği temel aşamadır.

Planlama Kanıt Örnekleri

1. Toplumsal katkı politikası ve strateji belgesi: Birimin toplumsal katkı alanındaki ilkelerini, bölgesel odaklarını ve kalkınma hedefleriyle uyumunu tanımlayan kurumsal üst doküman
2. Toplumsal katkı komisyonu teşkil yazısı ve görev tanımları: Süreçleri koordine edecek birimlerin kurulduğuna, hiyerarşik bağlantıların yapıldığına ve sorumluların yetkilerinin netleştirildiğine dair resmi belgeler
3. Yıllık toplumsal katkı faaliyet planı ve kaynak planlaması: Hangi projelerin hangi takvimde yürütüleceğini, bütçe tahsislerini, paydaş iş birliklerini ve kullanılacak altyapı/insan kaynağını gösteren stratejik planlama dokümanı.

2. Uygulama (U) Aşaması: Kurumsal Tercihler Doğrultusunda Uygulama

Planlanan toplumsal katkı yönetim modeli ve politikası, akademik ve idari birimlerin gündelik işleyişine entegre edilerek hayata geçirilir. Bu aşama, faaliyetlerin bireysel çabaların ötesine geçerek kurumsal tercihler yönünde ve tüm birimleri kapsayacak şekilde yürütüldüğü aşamadır.

Uygulama Kanıt Örnekleri

1. Toplumsal katkı faaliyet uygulama örnekleri ve raporları: Yıllık plan dahilinde gerçekleştirilen projelerin çıktıları, etkinlik afişleri (kurumsal logolu) ve uygulama sonuçlarını içeren birim raporları
2. Dış paydaş iş birliği protokolleri ve ortak çalışma kayıtları: Belediye, Valilik, STK ve sanayi odaları ile yapılan resmi protokoller ve bu iş birlikleri kapsamında yürütülen toplantıların tutanakları
3. Kaynak kullanım ve görevlendirme belgeleri: Faaliyetler için ayrılan bütçe dökümleri (BAP sosyal sorumluluk projeleri vb.), fiziksel mekân tahsis yazıları ve etkinliklerde görev alan personel/öğrenci listeleri

3. Kontrol Et (K) Aşaması: Etkililik İzleme ve Paydaş Geri Bildirimleri

Birim düzeyinde toplumsal katkı yönetimi ve organizasyonel yapısının işlerliği, belirlenen performans göstergeleri ve paydaş geri bildirimleri aracılığıyla sistematik olarak denetlenmelidir.

.

Kontrol Kanıt Örnekleri

1. Toplumsal katkı süreçlerinin yönetimi ve organizasyonel yapısının işlerliğine ilişkin izleme kanıtları: Birim İç Değerlendirme Raporları (BİDR), yıllık faaliyet raporları ve performans göstergesi takip çizelgeleri
2. İç ve dış paydaş memnuniyet anketleri ve analiz raporları: Faaliyetlerin etkililiğini gösteren anket sonuçları, teşekkür yazıları ve paydaş toplantı tutanakları
3. Toplumsal katkı yönetişim modeli değerlendirme kayıtları: Karar verme mekanizmalarının ve kurul işleyişlerinin etkinliğini gösteren öz değerlendirme raporları

4. Önlem Al (Ö) Aşaması: Sürekli İyileştirme ve Özgün Yaklaşımlar

İzleme sonuçları ve paydaş görüşleri doğrultusunda, yönetim yapısında ve uygulama süreçlerinde gerekli güncellemeler yapılarak kalite döngüsü kapatılmalıdır

Önlem Al Kanıt Örnekleri

1. İzleme sonuçlarına göre yapılan iyileştirme ve düzeltici faaliyet kanıtları: Tespit edilen eksiklikler sonrası alınan kurul kararları, revize edilen planlar ve yöntem değişikliği belgeleri
2. Kaynak kullanımında yapılan iyileştirmeler ve artırım belgeleri: İhtiyaç üzerine alınan ekipman faturaları, ek bütçe tahsisleri ve iyileştirilen fiziksel mekân görselleri
3. Kurumun ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği özgün yaklaşım ve uygulamalara ilişkin kanıtlar: Standartların ötesine geçen, kuruma has geliştirilmiş başarılı toplumsal katkı modelleri ve bunların yayılım belgeleri