1. Planlama (P) Aşaması: İç Kalite Güvencesi Tasarımı ve Planlaması

İç kalite güvencesi sistem ve mekanizmaları, PUKÖ çevrimleri doğrultusunda sistematik olarak tasarlanır. İş akışları, Kalite Komisyonu başta olmak üzere görev, yetki ve sorumluluklar netleştirilir. Kalite el kitabı ve temel politika dokümanlarının altyapısı ile veri yönetim ve geri bildirim sistemleri planlanır.

Planlama Kanıtları

1. Kalite Güvencesi Rehberi ve Süreç Belgeleri: Kurumun tanımlanmış iç kalite güvencesi sistemini, politikalarını ve Kalite Komisyonu çalışma usul ve esaslarını içeren temel belge.
2. İş Akış Şemaları ve Kalite Takvimi: PUKÖ çevrimleri itibarıyla bir takvim yılı temelinde planlanmış süreçleri, mekanizmaların devreye giriş zamanlarını, görev ve sorumlulukları gösteren dokümanlar.
3. Bilgi Yönetim Sistemi ve Geri Bildirim Planları: Kalite süreçlerinin veri altyapısını oluşturan KALBİS ile geri bildirim yöntemlerinin tasarım belgeleri.

2. Uygulama (U) Aşaması: Bütüncül ve Şeffaf Uygulama

Planlanan kalite güvencesi mekanizmaları kurum genelinde şeffaf ve bütüncül olarak uygulanır. Kalite Komisyonu süreçlere rehberlik eder ve akreditasyona aktif destek verir. Bilgi Yönetim Sistemi kullanılarak tüm paydaşların katılımı ve süreçlerin bilinirliği sağlanır.

Uygulama Kanıtları

1. Kalite Komisyonu Faaliyet ve Akreditasyon Destek Kayıtları: Komisyonun iç kalite güvencesi sisteminin yürütülmesindeki etkin rolünü ve akreditasyon süreçlerine desteğini gösteren belgeler.
2. Bilgi Yönetim Sistemi Uygulama Ekranları: Şeffaflığı ve bütüncül işleyişi kanıtlayan, veri girişlerinin ve süreçlerin takip edildiği sistem kayıtları.
3. Paydaş Katılımı ve Bilgilendirme Belgeleri: Süreçlerin kurum çalışanlarınca bilindiğini ve şeffaf bir şekilde yürütüldüğünü kanıtlayan duyuru, toplantı ve katılım tutanakları.

3. Kontrol Et (K) Aşaması: İzleme ve Değerlendirme Mekanizmaları

Uygulanan kalite mekanizmaları ve PUKÖ döngüleri sistematik olarak izlenir. Kalite Komisyonu faaliyetleri değerlendirilir ve bu değerlendirmelerin kurumsal karar alma süreçlerine etkisi analiz edilir. Geri bildirim verileri toplanarak raporlanır.

Kontrol Kanıt Örnekleri

1. Yıllık İzleme ve Değerlendirme Raporları: Gerçekleşen iç kalite güvencesi uygulamalarının sonuçlarını analiz eden periyodik değerlendirme metinleri.
2. Geri Bildirim ve Memnuniyet Analizleri: Geri bildirim yöntemleriyle toplanan verilerin sistematik analizini gösteren istatistiksel dokümanlar.
3. Komisyon Değerlendirme ve Karar Etki Kanıtları: Komisyonun yaptığı değerlendirmelerin karar alma mekanizmalarına (Senato/Yönetim Kurulu Kararları vb.) yansımalarını gösteren belgeler.

4. Önlem Al (Ö) Aşaması: Paydaşlarla İyileştirme ve İçselleştirme

İzleme ve komisyon değerlendirmeleri doğrultusunda, paydaş katılımıyla gerekli düzeltici ve iyileştirici revizyonlar yapılır. Kurumun geliştirdiği özgün kalite uygulamaları standartlaştırılarak mevzuata yansıtılır, içselleştirilir ve sürdürülebilir hale getirilir.

 İyileştirme Kanıt Örnekleri

1. Yıllık İyileştirme Raporları ve Eylem Planları: Paydaşlarla birlikte alınan önlemleri, iyileştirme kararlarını ve eylem adımlarını gösteren resmi kayıtlar.
2. Güncellenmiş Kalite Güvencesi Rehberi: Gerçekleştirilen iyileştirmeler sonrasında güncellenen, erişilebilir politika ve süreç dokümanları.
3. Özgün Yaklaşım ve Standartlaşma Belgeleri: Standart uygulamaların yanı sıra, kurumun geliştirdiği içselleştirilmiş ve örnek gösterilebilir özgün kalite mekanizmalarına dair kanıtlar.