1. Planlama (P) Aşaması: İç ve Dış Paydaş Katılımının Tasarımı

Kurumun kalite güvencesi, eğitim-öğretim, araştırma ve geliştirme, toplumsal katkı ve sürdürülebilirlik, insan kaynakları ve yönetim, uluslararasılaşma süreçlerinin tüm PUKÖ katmanlarına iç ve dış paydaşların katılımını sağlayacak mekanizmalar planlanır. Bu doğrultuda süreçlere özgü paydaş listeleri, önceliklendirmeler ve geri bildirim alma yöntemleri (anket, odak grup vb.) kurgulanır.

 Planlama Kanıt Örnekleri

1. İç ve Dış Paydaş Listeleri ve Önceliklendirme Belgeleri: Kurumun süreçlerine özgü oluşturulmuş iç ve dış paydaş listeleri ile bunların önceliklendirilmesine ilişkin tasarım kanıtları.
2. Paydaş Katılım ve Veri Toplama Planları: Paydaş görüşlerinin alınması için kurgulanan veri toplama araçlarını ve yöntemlerini (anketler, odak grup toplantıları, çalıştaylar) tanımlayan dokümanlar.
3. Karar Alma Süreçleri Katılım Tasarımı: Paydaşların stratejik karar alma, yönetişim ve iyileştirme süreçlerine nasıl dahil edileceğini gösteren planlama belgeleri.

2. Uygulama (U) Aşaması: Paydaş Katılım Mekanizmalarının İşletilmesi

Tasarlanan paydaş katılım mekanizmaları kurumun geneline yayılarak tüm süreçlerdeki PUKÖ katmanlarında aktif olarak işletilir. Karar alma ve yönetişim süreçlerine özellikle öğrenci ve dış paydaşların katılımı sağlanmakta; bu süreçlerde elde edilen geri bildirimler, süreçlerin yürütülmesinde kullanılır.

Uygulama Kanıt Örnekleri

1. Paydaş Katılımı Uygulama Kayıtları: Kurum genelinde tüm süreçlerin PUKÖ katmanlarında paydaş katılım mekanizmalarının işletildiğini gösteren faaliyet raporları.
2. Veri Toplama Araçları Uygulama Kanıtları: Sahada aktif olarak kullanılan anket sonuçları, odak grup toplantı tutanakları, çalıştay ve bilgi yönetim sistemi veri kayıtları.
3. Karar Alma Süreçlerinde Katılım Belgeleri: Stratejik kararların alınmasında iç ve dış paydaşların (özellikle öğrencilerin) katılımının sağlandığını kanıtlayan resmi kurul/toplantı kararları.

3. Kontrol Et (K) Aşaması: Katılımın Etkinliğini İzleme ve Değerlendirme

Kurum genelinde işletilen paydaş katılım mekanizmalarının işleyişi, gerçekleşen katılımın etkinliği, kurumsallığı ve sürekliliği sistematik olarak izlenir. Toplanan paydaş görüşleri ve sonuçlar değerlendirilerek süreçlerin amacına ulaşıp ulaşmadığı irdelenir.

 Kontrol Kanıt Örnekleri

1. Paydaş Katılım Mekanizmaları İzleme Raporları: Katılım mekanizmalarının işleyişine, kurumsallığına ve sürekliliğine ilişkin sistematik izleme sonuçları.
2. Katılım Etkinliği ve Geribildirim Analizleri: Paydaşlardan alınan sonuçların değerlendirildiği ve katılımın karar alma süreçlerine etkisini ölçen analiz metinleri.
3. Öğrenci ve Dış Paydaş Etkinlik Kayıtları: İç kalite güvencesi sisteminde özellikle öğrenci ve dış paydaş katılımının etkinliğini irdeleyen istatistiksel raporlar.

4. Önlem Al (Ö) Aşaması: Mekanizmaların İyileştirilmesi ve Standartlaşma

İzleme ve değerlendirme sonuçları doğrultusunda, paydaş katılım mekanizmalarının işleyişinde tespit edilen gelişim alanları için bağlı iyileştirmeler hızla gerçekleştirilir. Kurumun ihtiyaçlarına göre geliştirilen özgün yaklaşımlar standartlaştırılarak, uygulamaların içselleştirilmiş ve sürdürülebilir olması sağlanır.

 İyileştirme Kanıt Örnekleri

1. Paydaş Katılımı İyileştirme ve Önlem Kararları: İzleme sonuçlarına ve paydaş değerlendirmelerine bağlı olarak katılım mekanizmalarında yapılan revizyonları içeren karar belgeleri.
2. Özgün Katılım Yaklaşımları Standartlaşma Kanıtları: Standart uygulamaların yanı sıra, kurum tarafından geliştirilen özgün paydaş katılım modellerinin kurumsallaştırıldığını ve ilgili mevzuata entegre edildiğini gösteren belgeler.
3. En İyi Uygulama (Best Practice) Raporları: Kurumda içselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve diğer kurumlara örnek gösterilebilir paydaş katılım uygulamalarını belgeleyen raporlar.