1. Planlama (P) Aşaması: Öğrenci Geri Bildirim Sisteminin Tasarımı

Kurumda öğretim süreçlerine (ders, öğretim elemanı, diploma programı, öğrenci iş yükü, hizmet ve genel memnuniyet) ilişkin öğrencilerin geri bildirimlerinin alınması için ilke ve kurallar kurgulanır. Öğrenci şikâyet ve önerilerinin iletilebilmesi için farklı kanalların (uzaktan/karma eğitim dahil) oluşturulması planlanarak, kullanılacak yöntemlerin kurumun ilgili politika ve prosedürleriyle uyumlu, erişilebilir, geçerli, güvenilir ve tutarlı olması hedeflenir.

 Planlama Kanıt Örnekleri

1. Öğrenci Geri Bildirimi İlke ve Kuralları: Öğrenci geri bildirimi elde etmeye ilişkin belirlenmiş temel ilke, kural ve kurumsal yönergeler.
2. Geri Bildirim Mekanizmaları Tasarım Belgeleri: Tanımlı öğrenci geri bildirim mekanizmalarının tür, yöntem ve çeşitliliğini (uzaktan/karma eğitim dahil) gösteren planlama kanıtları.
3. İş Yükü ve Memnuniyet Ölçüm Araçları: Ders, program ve öğrenci iş yükünün (AKTS prensipleriyle uyumlu) ölçülmesine yönelik hazırlanan anket ve form taslakları.

2. Uygulama (U) Aşaması: Geri Bildirimlerin Sistemli Olarak Alınması

Oluşturulan ilke ve kurallar doğrultusunda, programların genelinde öğrenci geri bildirimleri (her yarıyıl veya akademik yıl sonunda) sistematik ve çeşitli yollarla toplanır. Öğrenci şikâyet ve öneri kanalları öğrenciler tarafından bilinir şekilde aktif olarak kullanılır; toplanan verilerin temsiliyet gücüne sahip olmasına dikkat edilerek sonuçlar etkin bir biçimde elde edilir.

 Uygulama Kanıt Örnekleri

1. Öğrenci Geri Bildirim Uygulama Kayıtları: Programların genelinde (her yarıyıl/yılsonu) öğrenci geri bildirimlerinin düzenli olarak alındığını gösteren sistem kayıtları ve anket çıktıları.
2. Öneri ve Şikâyet Kanalı Kullanım Belgeleri: Öğrencilerce bilinen ve kullanılan muhtelif şikâyet/öneri kanallarının aktif işleyişine dair uygulama örnekleri.
3. Veri Toplama ve Sonuç Raporları: Geçerli ve güvenilir yöntemlerle toplanan öğrenci geri bildirimlerinin (ders, öğretim elemanı değerlendirmeleri vb.) saha analiz verileri.

3. Kontrol Et (K) Aşaması: İzleme ve Kararlara Yansıtma

Tüm programlarda öğrenci geri bildirimlerinin alınmasına ilişkin uygulamalar periyodik olarak izlenir. Kullanılan mekanizmaların adil ve etkin çalışıp çalışmadığı denetlenirken, toplanan geri bildirim sonuçları analiz edilerek kurumun karar alma süreçlerine ve öğrenci katılımına dayalı iyileştirme mekanizmalarına yansıtılıp yansıtılmadığı değerlendirilir.

 Kontrol Kanıt Örnekleri

1. Geri Bildirim Mekanizması İzleme Raporları: Öğrenci geri bildirim mekanizmasının işleyişinin izlenmesine yönelik periyodik denetim kanıtları.
2. Karar Alma Süreçlerine Katılım Kanıtları: Öğrencilerin geri bildirim sonuçlarının ve görüşlerinin karar alma mekanizmalarına (kurul kararları, komisyonlar vb.) yansıtıldığını gösteren örnekler.
3. Veri Tutarlılığı ve Temsil Analizleri: Elde edilen verilerin geçerli, güvenilir, tutarlı ve temsiliyet gücünün yeterli olup olmadığını değerlendiren istatistiksel analiz raporları.

4. Önlem Al (Ö) Aşaması: Öğrenci Odaklı İyileştirme ve İçselleştirme

İzleme sonuçlarına ve öğrenci katılımına dayalı olarak tespit edilen aksaklıklar için gerekli iyileştirmeler hayata geçirilir. Kurumun ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği özgün geri bildirim yaklaşımları standartlaştırılır; sistem içselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek gösterilebilir uygulamalar haline getirilerek güvence altına alınır.

İyileştirme Kanıt Örnekleri

1. Geri Bildirimlere Dayalı İyileştirme Kararları: Öğrenci geri bildirimleri kapsamında, süreçlerin iyileştirilmesine yönelik alınan yönetim ve revizyon kararları.
2. Özgün Yaklaşım ve Standartlaşma Belgeleri: Standart mevzuatın yanı sıra kurumun ihtiyaçlarına göre geliştirip kurumsallaştırdığı özgün öğrenci bildirim ve katılım uygulamaları.
3. En İyi Uygulama (Best Practice) Raporları: Öğrenci geri bildirim sisteminde içselleştirilmiş, sürdürülebilir ve diğer kurumlara örnek teşkil eden uygulamalara ait kapsamlı raporlar.